Aan het einde van de maand vraagt je werkgever om één eenvoudig cijfer: hoeveel energie heb je thuis in de zakelijke auto geladen? Het totaal van het laadpunt is direct beschikbaar, maar ondertussen heeft ook de andere auto van het gezin eraan geladen. Het totale aantal kWh geeft dan nog geen antwoord op de vraag.
Een bruikbare oplossing begint bij de eerste laadsessie. Als je consequent vastlegt welke sessies zakelijk zijn, volstaan voor de maandafsluiting mogelijk enkele controles en het aanleveren van een vooraf afgesproken overzicht.
Vraag eerst om een geaccepteerd voorbeeld
Vraag vóór de keuze van een laadpunt welke gegevens en welk formaat de werkgever verwacht. Maak duidelijk of een bepaald type meter vereist is, welke gebruikersidentificatie wordt geaccepteerd en of er een aangewezen fleetprovider is.
Dat bepaalt rechtstreeks welk laadpunt geschikt is. Een eigen verbruikslogboek vraagt iets anders dan een maandelijks overzicht met telkens dezelfde velden. Voor de verrekening heb je technische gegevens nodig die de werkgever of dienstverlener ook daadwerkelijk kan verwerken.
Spreek tegelijk af waar het energietarief vandaan komt en wie het overzicht goedkeurt. De boekhouding van de werkgever of de aangewezen dienstverlener bepaalt de voorwaarden voor bewijsstukken en verrekening; richt de registratie van laadgegevens daarop in.
Leg naast de meting ook vast wie heeft geladen
De ingebouwde MID-meter van de Go 2 kan een goed uitgangspunt zijn als zo'n meting voor zakelijk thuisladen is voorgeschreven. Voor een gedeelde of zakelijke installatie kan de momenteel aangeboden Zaptec Pro met MID-meter in beeld komen. De meetmogelijkheden staan op de productpagina's van de Go 2 en Zaptec Pro.
MID verwijst naar de Europese richtlijn voor meetinstrumenten. Naast de meting moet de laadsessie nog steeds aan iemand worden gekoppeld en op een geaccepteerde manier worden verwerkt; de meter op zichzelf is geen fiscale of facturatieoplossing.
Gebruik je voor de zakelijke en privéauto dezelfde gezamenlijke identificatie, dan blijkt later niet betrouwbaar uit de naam welke auto aan de kabel stond. Maak er daarom een vaste gewoonte van om dat onderscheid bij iedere laadsessie vast te leggen.
Hoe ziet een controleerbare maand eruit?
In ons voorbeeld is in totaal 490 kWh via het laadpunt geleverd. Van de consequent geïdentificeerde sessies hoort 380 kWh bij de zakelijke auto en 110 kWh bij de privéauto. Samen vormen ze het maandtotaal.
| Maandgegeven | Voorbeeldwaarde |
|---|---|
| Laden van de zakelijke auto | 380 kWh |
| Laden van de privéauto | 110 kWh |
| Totaal gemeten lading | 490 kWh |
| Fictief, uniform energietarief | € 0,30/kWh |
| Berekende energiewaarde van het zakelijke deel | € 114,00 |
De waarde van het zakelijke deel volgt uit 380 × 0,30 = € 114,00. Het energietarief dient uitsluitend ter illustratie en is geen actueel tarief of norm voor vergoeding. De berekening gebruikt de bij het laadpunt gemeten energie; hoeveel daarvan in de accu is opgeslagen, is een ander gegeven.
In zo'n overzicht is te herleiden hoe het eindbedrag tot stand komt. Vraagt de werkgever naar een opvallend hoge dag, dan kun je de betreffende laadsessie terugvinden en hoef je de maand niet uit je geheugen te reconstrueren.
Wat doe je met een niet-geïdentificeerde laadsessie?
Stel dat in een andere maand van 14 kWh niet duidelijk is bij welke auto die hoort. De gemeten hoeveelheid kan nog steeds kloppen, maar het zakelijke aandeel moet worden uitgezocht.
Markeer zo'n sessie apart en stem deze af met degene die heeft geladen. Noteer bij de correctie welke sessie om welke reden is ingedeeld. Zo blijft ook de aanpassing traceerbaar en kun je de werkwijze voor de volgende maand aanscherpen.
Deze kleine uitzondering laat zien waarom het proces nodig is: nauwkeurig meten en zorgvuldig identificeren vullen elkaar aan. Voor de maandafsluiting zijn beide nodig.
Van Zaptec-gegevens kun je een overdraagbaar overzicht maken
In het Zaptec Portal kun je laadgegevens opvragen en exporteren per periode, installatie, apparaat en gebruiker. Voor een historie per gebruiker zijn registratie en een gekoppeld identificatiemiddel nodig. De beschikbare rapportages worden beschreven in de introductie van het Zaptec Portal.
Maak bij de ingebruikname daarom ook een korte proeflaadsessie en een proefrapport. Controleer of gebruiker, tijdstip en hoeveelheid in kWh kloppen en of de persoon die de maandelijkse verwerking doet de gegevens ontvangt.
Als de prijs per periode varieert, is naast het maandtotaal in kWh ook een uitsplitsing naar tijd nodig. Spreek bij laden op zonnestroom bovendien apart af hoe je het deel uit eigen opwek behandelt. De meting van het laadpunt maakt op zichzelf geen onderscheid tussen ingekochte en lokaal opgewekte energie.
Maak van de maandafsluiting een korte, vaste routine
Leg eerst begin- en eindtijd vast en gebruik in alle vergeleken overzichten exact dezelfde periode. Controleer daarna de zakelijke laadsessies en eventuele uitzonderingen. Maak ten slotte het overzicht met de afgesproken prijsgegevens en bewaar de export waarop het is gebaseerd.
Voor een eerste aanvraag zijn de eisen van de werkgever, het type auto en het aantal andere voertuigen dat het laadpunt gebruikt een goed vertrekpunt. Daarmee kun je een systeem kiezen dat zowel het laden in de avond als de maandelijkse gegevensoverdracht kan vereenvoudigen.
Kies een laadpunt dat aansluit op de informatiebehoefte van je werkgever
Vermeld op de contactpagina het type auto, of ook andere voertuigen het laadpunt gebruiken en welk meetoverzicht je werkgever vraagt. Op basis daarvan kunnen we bekijken welk Zaptec-model en welke mogelijkheden voor gegevensbeheer bij je passen.
